Sistema de acreditación y control de acceso para congresos y ferias

El mejor momento: abre el escáner en una ventana y el Command Center en otra. Cada acreditación que valides mueve los contadores del panel al instante.

1. El asistente

   1. 01Recibe un enlace a su credencial digital: nombre, tipo de acreditación, sala, agenda y su QR. No instala nada.
   2. 02En la puerta enseña el QR en el teléfono o en el gafete impreso.

2. El staff en cada puerta

   1. 03Abre el escáner en un teléfono o una tableta, en el navegador, y elige su punto: puerta principal, sala o zona.
   2. 04Escanea. El sistema concede o rechaza con color y sonido según el tipo de credencial, la zona y el aforo de la sala.

3. La organización

   1. 05Sigue en el Command Center las entradas en vivo y cuántas personas han entrado a cada sala, contra su aforo.
   2. 06Busca a cualquier acreditado en el directorio e imprime gafetes, uno por uno o los que muestre el filtro.

• Credencial digital con QR

  Llega al asistente por enlace y se abre en el móvil sin instalar nada: su código, su tipo de acreditación, su sala y la agenda.

• Control de acceso por punto

  Un escáner para la puerta principal, otro por sala y otro para la zona de expositores. Cada uno aplica su propia regla y concede o rechaza con sonido y color.

• Control de aforo por sala

  Cada entrada a una sala suma a su cuenta; al llegar al aforo, el siguiente acceso se rechaza. La cuenta se ve subir en el panel mientras se escanea. No se registran salidas: la cuenta es de entradas, no de personas dentro en cada momento.

• Zonas por tipo de credencial

  Ponentes, prensa, expositores, visitantes: la zona de expositores solo deja pasar a quien la tiene en su credencial.

• Command Center

  Entradas en vivo, entradas de cada sala contra su aforo y el directorio completo de acreditados, con buscador, filtros y reporte de asistencia descargable.

• Gafetes imprimibles

  El mismo QR de la credencial digital en un gafete listo para imprimir, uno por uno o los que muestre el filtro del directorio.

• Con la identidad del evento

  Nombre, sede, fechas, itinerario y color de marca salen de un archivo de configuración.

• Entradas y reentradas

  En un congreso de varios días la gente sale y vuelve: la puerta distingue la primera entrada de las siguientes, en vez de tratarlas como fraude.

ESTEEM está pensado para eventos con salas, sesiones y zonas: congresos médicos y científicos, ferias con expositores, convenciones corporativas. El caso que resuelve mejor es el de cientos o miles de asistentes con distintos tipos de credencial y salas que se llenan. Está probado con un padrón de mil asistentes.

Cómo está construido —la sincronización entre pantallas, por qué el QR lleva una URL y no un número— está en el caso de estudio de ESTEEM.

Lo que conviene saber. ESTEEM parte del padrón del evento: no incluye formulario de inscripción ni cobro de entradas. Si ya tienes inscripción, se carga ese listado. La demostración corre en el navegador con datos ficticios; en un evento real la credencial se sirve desde servidor y autenticada.

¿Qué necesito en cada puerta?

Un celular o una tableta con cámara, en el navegador, sin instalar nada. Cada dispositivo elige su punto de control —la puerta principal, la puerta de una sala o la zona restringida— y aplica la regla de ese punto. Mientras lee, mantiene la pantalla encendida en los navegadores que lo permiten, y si un código no se lee, tu personal busca a la persona por nombre, empresa o folio.

¿Qué pasa si se cae el internet?

La puerta sigue funcionando. Después de abrirse una vez con conexión, el escáner y la credencial quedan guardados en el dispositivo, y cada escáner valida contra la lista que descargó. Lo que no ocurre sin señal es que los dispositivos se vean entre sí: cada punto trabaja con lo que sabe hasta que vuelve la conexión. Por eso conviene abrir cada escáner con conexión antes de abrir puertas.

¿Los asistentes tienen que instalar una app?

No. La credencial es una página web que se abre desde el enlace que reciben. El QR también se puede imprimir en un gafete.

¿Y si alguien comparte su QR?

Cada QR identifica a una persona de tu lista. Cuando se escanea, la pantalla del escáner muestra el nombre y el tipo de credencial de su titular, así tu personal sabe a quién corresponde. En la puerta principal, un segundo uso se registra como reentrada y enseña la hora del primer acceso; en una sala, la misma credencial no ocupa dos lugares.

¿Y si un asistente no trae el celular o se quedó sin batería?

Tu personal lo busca en el escáner por nombre, empresa o folio y valida su acceso igual que con el código. También puede llevar el gafete impreso, que tiene el mismo QR que la credencial digital.

¿El aforo descuenta a quien sale de la sala?

No. ESTEEM registra entradas, no salidas: el contador de cada sala sube con cada persona distinta que entra y, al llegar a la capacidad, el escáner rechaza el siguiente acceso y el panel avisa. Quien sale y vuelve a su sala no cuenta dos veces. Funciona como un control de lugares por orden de llegada.

¿Cada asistente puede entrar a cualquier sala?

No. Cada asistente tiene una sala asignada en la lista, y el escáner de cada sala deja pasar a quien la tiene asignada mientras quede lugar. Si alguien llega a otra sala, la pantalla se lo dice al personal y le indica cuál es la suya.

¿Qué pasa con alguien que no está en la lista?

El escáner lo rechaza como código no reconocido y el rechazo queda en el panel. ESTEEM valida contra la lista de inscritos; no da de alta asistentes en la puerta.

¿Funciona con varias puertas y salas a la vez?

Sí: cada punto de control tiene su propio dispositivo. En la demostración de esta página, el escáner y el panel se sincronizan entre ventanas del mismo equipo. En un evento real con varios dispositivos, el estado se comparte a través de un servidor que se monta como parte del despliegue.

¿Se pueden imprimir gafetes?

Sí. Cada gafete lleva el nombre, la empresa, el tipo de credencial, la sala o el stand y el mismo QR que la credencial digital. Mide 9 × 12.5 cm, caben cuatro por hoja carta o A4, y se imprime desde el navegador con línea de corte.

¿Qué reporte me llevo al final?

Un archivo de asistencia para hoja de cálculo, con cada asistente, su tipo de credencial, empresa, cargo, sala asignada, stand, y la hora de su primera y última entrada, de su entrada a su sala y a la zona restringida. No incluye correos ni teléfonos.

¿Qué datos de cada asistente necesita?

Nombre, cargo, empresa, tipo de credencial y sala asignada, más el stand y las zonas a las que puede entrar cuando apliquen. Los nombres de las credenciales se adaptan a tu evento: congresista, ponente, expositor, prensa o los que uses.

¿Lleva la marca de Code Lunaris?

No. Lleva la de tu evento: nombre, organizador, logotipo, color, sede, fechas y los nombres de tus salas y credenciales. Se publica en tu dominio.

¿Incluye la inscripción y el cobro de entradas?

No. ESTEEM empieza donde termina la inscripción: parte de la lista de inscritos que ya tienes y se encarga de la credencial, el acceso y el aforo.